Congressos e Eventos

Acompanhamento pré, trans e pós- eventos

Pré - Evento

Esta etapa compreende os trabalhos preliminares até o início do evento;

Elaboração de cronograma físico e financeiro, reconfirmando e readequando os custos, se necessário for;

Divulgação do evento por meio de malas diretas, cartazes, veículos de imprensa, calendários nacionais, internacionais , contendo: nome do evento, data, local e promotor. O resumo sintético será incluído somente nos calendários que permitem;

Negociação com os patrocinadores e expositores indicados ou novos, desde que apropriados;

Assessoria na preparação do programa técnico-científico, compreendendo: Elaboração de cartas convite e respectivo acompanhamento;
Elaboração das grades da programação técnico-científica com identificação de possíveis sobreposições;

Elaboração do livro da Programação técnico-científica; Elaboração dos anais;

Adequação das dependências locadas às necessidades do evento;

Averiguação das instalações existentes nas dependências locadas, equipamentos previamente locados e do funcionamento de restaurantes, lanchonetes, estacionamento e limpeza das salas;

Coordenação das contratações relativas a fornecedores de equipamentos e serviços; Recrutamento, seleção e treinamento pessoal de apoio para o local do evento;
Contratação de mão-de-obra especializada necessária para o evento, inclusive montagem da exposição paralela;

Coordenação da venda de estandes e elaboração do regulamento pertinente;

Administração do recebimento das parcelas da venda dos estandes, para depósito na conta bancária do evento;

Administração do recebimento de recursos (doações e patrocínios), para depósito na conta bancária do evento;

Trans-Evento

Esta etapa compreende o período de início do evento até o último dia de sua realização. Supervisão e gerenciamento de atividades técnicas e científicas, conferencistas e convidados;

Controle do material técnico-científico a ser distribuído aos participantes;

Supervisão e fiscalização dos serviços de terceiros como coordenadores, recepcionistas, digitadores, operadores de som e projeção, montagem e manutenção da exposição paralela, tradutores, agência de turismo, bem como outros serviços previamente especificados;

Aplicação do questionário de avaliação do evento; Administração do recebimento de inscrições no local, (se houver);

Pós- Evento

Esta etapa compreende o período entre o dia subseqüente ao encerramento do evento e o fechamento financeiro do mesmo, a saber:

Elaboração da lista de nome e endereços dos participantes e dos conferencistas;

Envio de cartas de agradecimento aos conferencistas;

Elaboração de relatório final do evento; Elaboração da relação do material excedente para que a Comissão Organizadora providencie a sua retirada;

Apresentação de relatório de controle financeiro completo e detalhado, juntamente com os documentos para fins contábeis e eventuais pendências de pagamento.

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